Personalabteilungen sollten sich von rein prozessorientierten Verwaltern der Mitarbeitenden hin zu menschzentrierten Services entwickeln: Eine moderne Personalabteilung sollte die Mitarbeitenden unterstützen und sie befähigen, die Herausforderungen zu bewältigen, denen sich das Unternehmen täglich stellen muss. Im Juni 2021 hat die Haufe Group eine HR Service Studie durchgeführt und die Sicht von Mitarbeitenden sowie Führungskräften auf die Personalarbeit im Unternehmen abgefragt. Dabei zeigte sich, dass noch immer eher administrative Leistungen und weniger der wichtige transformationale HR Service im Mittelpunkt der täglichen Arbeit stehen – ein Faktor ist dabei sicherlich fehlende Zeit. Eine Lösung kann die Unterstützung durch einen externen HR Service sein. Die Personalabteilung kann vorab entscheiden, wo sie die Schwerpunkte in der eigenen Arbeit setzen will und welche Leistungen durch den externen HR Service übernommen werden können.
Wenn der externe HR Service Standardaufgaben übernimmt, werden die HR-Teams von zeitraubenden administrativen Aufgaben entlastet: Routinemäßige und zeitaufwändige Aufgaben wie die Lohnabrechnung, Personaladministration oder Compliance können meist ohne großen Aufwand und zu überschaubaren Kosten an externe Dienstleister ausgelagert werden. Das interne Team kann stattdessen den Fokus auf die Zufriedenheit der Mitarbeitenden legen und sich um die Gestaltung eines positiven Arbeitsumfelds, Unterstützung bei der Digitalisierung des Unternehmens oder die Entwicklung von individuellen Weiterbildungsinitiativen kümmern. Das trägt nicht nur zur Mitarbeiterzufriedenheit bei, sondern stärkt auch die Arbeitgebermarke.
Eine andere Möglichkeit ist es, den externen HR Service für eine konkrete Aufgabe wie das Onboarding zu buchen. Damit erleichtert der HR Service neuen Mitarbeitenden den reibungslosen Übergang vom Bewerbungsprozess über die Einarbeitung bis zur vollwertigen Unterstützung bei täglichen Aufgaben im Betrieb. Das Onboarding ist ein strategisch wichtiger Prozess mit breiter Wirkung: Die neuen Talente erleben durch gelungenes Onboarding Wertschätzung, Klarheit über Aufgaben und Erwartungen sowie die Eckpfeiler der Unternehmenskultur und ungeschriebene Dos und Dont´s. Kolleginnen und Kollegen, die das Onboarding üblicherweise zur meist ohnehin hohen Arbeitsbelastung übernehmen müssen, werden durch die Leistungen des HR Service entlastet: Das Onboarding folgt einem strukturierten Fahrplan, Kompetenzen werden systematisch aufgebaut und die fachlichen Schnittstellen effizient angeschlossen. Ein externer HR Service erkennt außerdem schnell, wo neue Talente eventuelle Lücken haben und welche Weiterbildungsmaßnahmen den Onboarding Prozess beschleunigen könnten.
